Une bonne messagerie vous permet d’accéder à vos messages à partir d’un simple navigateur mais également à partir de n’importe quel client lourd tel qu'Outlook ou Thunderbird. Pour réceptionner les messages, ces applications doivent se connecter au serveur via un protocole de messagerie.
Vous avez certainement du voir les acronymes POP ou IMAP et même peut-être MAPI, bien que ce dernier soit plus souvent désigné comme le protocole « Exchange ». Cet article a pour but de vous éclairer sur ces différents protocoles. Mais attention, la lecture de ce dernier peut révolutionner l’utilisation que vous faites de l’email.

Comment fonctionnent-ils ?

Quand quelqu’un vous écrit, l’email est stocké sur le serveur. Grâce à votre client de messagerie, vous pouvez accéder au nouveau message par 3 moyens :
POP : Téléchargez automatiquement vos emails sur votre ordinateur
Quand vous vérifiez vos emails avec une connexion POP, les nouveaux messages sont téléchargés sur votre ordinateur dans un fichier (extension .PST sous Outlook par exemple) et ils sont supprimés du serveur(1).
(1) En configuration POP, par défaut le client de messagerie télécharge le message puis le supprime du serveur. Cependant, il est possible de paramétrer l’application pour qu’il laisse une copie du message sur le serveur.
Avantages :
Vous ne vous souciez pas de l’espace en ligne disponible. Comme vos emails sont téléchargés localement, vous pouvez garder autant d’email que votre ordinateur peut en stocker ;
Vous pouvez consulter et gérer vos emails sans connexion internet.
Inconvénients :
Si quelqu’un vous envoie un message volumineux, vous téléchargez automatiquement et entièrement tout le message, ce qui risque de saturer la bande passante ;
Il ne vous est pas possible de consulter l’historique de vos messages ailleurs que sur votre ordinateur ;
Si un jour vous perdez ou supprimez des éléments et qu’aucun système de sauvegarde a été mis en place sur votre ordinateur, il vous sera impossible de les récupérer.
IMAP : Modifiez vos emails directement sur le serveur
Quand vous vérifiez vos emails avec une connexion IMAP, vous pré-visualisez, accédez et gérez vos emails directement sur le serveur.

Avantages :
Vous pouvez pré-visualiser votre email, ce qui vous évite d’occuper la bande passante en téléchargeant entièrement le message et ses pièces-jointes (l’usage de ce protocole est conseillé si vous avez une connexion internet limité ou récalcitrante) ;
Comme les messages sont stockés sur le serveur, vous pouvez consulter et gérer vos emails depuis plusieurs ordinateurs ou smartphones ;
Une sauvegarde du serveur et de ses données est généralement effectuée régulièrement. De cette manière, si vous supprimez accidentellement un email, votre administrateur peut le récupérer ;
La plupart des clients de messagerie intègrent une fonction de cache qui vous permet de consulter vos emails hors ligne.
Inconvénients :
Si vous avez un espace de stockage en ligne limité, vous devez supprimer régulièrement quelques emails pour éviter d’atteindre votre seuil volumétrique.
MAPI : Synchronisez vos emails, vos calendriers et plus encore
Plus communément appelé « Exchange », le protocole MAPI est un protocole propriétaire développé par Microsoft. C’est une version améliorée de l’IMAP qui intègre l’aspect collaboratif et permet la synchronisation des calendriers, des contacts et des tâches.
De ce fait, le descriptif de l’IMAP établi précédemment, est également valable pour le protocole MAPI. Cependant, les arguments suivant complètent la liste :

Avantages :
La connexion bidirectionnelle permanente permet la réception des messages en temps réel que ce soit sur votre client de messagerie OUTLOOK ou sur votre smartphone ;
En plus des messages, vos calendriers et vos carnets de contacts peuvent être synchronisés sur votre smartphone ;
Vous avez la possibilité de partager avec d’autres utilisateurs différents éléments comme un dossier de messagerie, un calendrier, des contacts, etc.
Inconvénients :
Seuls les clients de messagerie Outlook bénéficient de ce protocole ;
Ce protocole est assez sensible à la qualité et à la taille de la bande passante mise à disposition.
A propos d’Optimails
Optimails est un système de messagerie en mode Saas. Il intègre nativement e-securemail, une passerelle de sécurisation des emails. En plus d’incorporer un filtrage Antispam et Antivirus, ce dernier vous permet de renvoyer l’ensemble des emails reçus sur les 30 derniers jours.
Optimails quant à lui, effectue une sauvegarde de vos boîtes aux lettres toutes les 20 minutes et chaque sauvegarde est disponible à vie.
Peu importe la version d’Optimails et le protocole de messagerie employés, vous pouvez continuer à utiliser votre application email favorite. Ou sinon, vous pouvez accéder directement à vos emails depuis le Webmail ou MailinFlash (application RIA multiplateforme) : ainsi vous avez toute la puissance du MAPI sans les tracas de configuration et de gestion de poste de travail. Essayer gratuitement pendant 30 jours.